Системы управления печатью SafeQ

Современные предприятия стремятся оптимизировать свои подходы к работе путем внедрения корпоративных офисных решений. Снижение затрат, повышение производительности и защита информации — важнейшие задачи для любого предприятия, независимо от того, каких успехов ему в настоящее время удалось достичь в деле оптимизации управления печатью и обработки документов. Оптимизация подходов к работе также означает упрощение внедрения решений. Компания Y Soft понимает эти потребности и предлагает наиболее гибкую платформу с самыми широкими возможностями для предприятий любого размера.

Платформа YSoft SafeQ представляет собой решение для управления печатью и обработки документов, предназначенное для удовлетворения растущих потребностей организаций, стремящихся обеспечить эффективное управление, сократить расходы на печать, повысить эффективность рабочих процессов и гарантировать безопасность документов.

YSoft SafeQ — масштабируемое решение для управления печатью с невероятно широкими возможностями, которое повышает эффективность и гибкость работы в любом офисе. Это модульный пакет программного обеспечения, поэтому каждый клиент сможет настроить решение, чтобы полностью удовлетворить потребности своих пользователей. Более того, модули YSoft SafeQ можно приобретать и устанавливать по отдельности в зависимости от потребностей организации.

Решение YSoft SafeQ предназначено для тех, кто должен управлять и защищать всю инфраструктуру печати своей компании, обеспечивая при этом максимальную эффективность работы!

Пакет YSoft SafeQ Enterprise Suite будет идеальным решением для вашей организации, если вы:

• Хотите сократить расходы на печать и сопутствующие затраты по всему предприятию
• Должны обеспечить всем сотрудникам возможность печати и копирования документов в любое время, даже когда принтер вышел из строя.
• Должны обеспечить безопасность всей инфраструктуры печати, исключив несанкционированный доступ к конфиденциальным документам и важной корпоративной информации.
• Хотите объединить все офисы и филиалы компании, ускоряя выпуск документов там, где это необходимо.
• Хотите упростить процессы сканирования и оптимизировать документооборот во всей организации.
• Стремитесь внедрять цифровые технологии в свои рабочие процессы и процедуры.
• Хотите повысить общую эффективность бизнес-процессов путём автоматизации документооборота.

Модульная структура делает платформу YSoft SafeQ Enterprise Suite максимально удобным решением для управления печатью и обработки документов.

Модуль YSoft SafeQ Authentication обеспечивает удобную аутентификацию пользователей на устройстве вывода, для этого используется имя пользователя и пароль, PIN-код или идентификационная карта, что обеспечивает полностью безопасную печать.

Модуль YSoft SafeQ Print Roaming позволяет поль-зователям отправлять задания на печать на любой принтер в любом месте в пределах сети и выдавать распечатанные документы там, где они нужны.

Модуль YSoft SafeQ Reporting позволяет отслеживать и учитывать все задания на печать, что очень важно для организаций, желающих отслеживать, кто, что, где и когда распечатал.

Модуль YSoft SafeQ Rule-based Engine позволяет администратору определять индивидуальные ограничения для отдельных пользователей, например, ограничить права доступа к цветной печати или сделать двустороннюю печать обязательной.

Модуль YSoft SafeQ Core Workflows предоставляет доступ к функциям управления сканированием, включая Scan-to-Home folder (сканирование в домашний каталог пользователя), Scan-to-Email (сканирование и отправка цифровой копии по электронной почте), One-Click-Scan. Если стандартных функций недостаточно, пользователи могут создавать свои собственные настраиваемые сценарии для управления сканированием.

Модуль YSoft SafeQ Mobile Print позволяет пользователям отправлять задания на печать со своих мобильных устройств по электронной почте или со специальной веб-страницы, что повышает мобильность и освобождает от необходимости печатать документы со своего рабочего места

Модуль YSoft SafeQ Advanced Workflows предоставляет дополнительные возможности, включая передовые средства для оптического распознавания символов, очистки изображений, удаления пустых страниц, именование файлов по выделенному тексту, создания файлов в формате PDF с возможностью поиска, Microsoft Word и Microsoft Excel.

Модуль YSoft SafeQ Credit and Billing будет полезен для образовательных учреждений и проектных сред, где расходы на печать, копирование и сканирование должны точно распределяться между центрами затрат.

АУТЕНТИФИКАЦИЯ:
ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА

Одна из главных задач любого предприятия связана с защитой документов, а также внутренних корпоративных данных и информации. Поэтому устройства печати должны надежно блокироваться от несанкционированного доступа, пользователям необходимо пройти аутентификациию на МФУ с помощью PIN-кода, идентификационной карты или имени пользователя и пароля, прежде чем что-то печатать, копировать или сканировать.

Описание вашей ситуации:
Вы хотите контролировать, кто печатает или сканирует документы в вашей компании.
Вам необходимо исключить вероятность того, что распечатанные документы будут лежать без присмотра в выходных лотках принтера.
Вы должны запретить неавторизованным пользователям пересылать отсканированные документы за пределы вашей компании.

Наше решение: YSoft SafeQ Authentication
Модуль YSoft SafeQ Authentication помогает организациям повысить уровень безопасности своего печатного документооборота. Этот модуль предотвращает неконтролируемый доступ к устройствам, блокируя их до тех пор, пока пользователь не пройдет аутентификацию. Для этого можно использовать встроенный терминал устройства или внешний терминал, подключенный к устройству. Для максимального удобства пользователей, проходящих аутентификацию при помощи идентификационных карт, реализована функция самостоятельной регистрации карты при первом использовании YSoft SafeQ.

Преимущества: Критически важная информация и конфиденциальные корпоративные данные защищены от попадания в чужие руки.
Доступ могут получить только авторизованные пользователи, что минимизирует риск нарушения требований безопасности.
Вы можете постоянно следить за тем, кто и что печатает.

REPORTING:
ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ НАД ЗАТРАТАМИ БЛАГОДАРЯ МОНИТОРИНГУ ПЕЧАТИ И СКАНИРОВАНИЯ

Мониторинг действий персонала при печати и сканировании, а также общей эффективности печати в организации — основа для сокращения затрат в долгосрочной перспективе.

Описание вашей ситуации:
Чтобы ваша организация укладывалась в бюджет, вы должны контролировать расходы на печать.
Вы должны уметь правильно распределять затраты на печать между отделами, службами и пользовате-лями.
Вы должны регулярно формировать отчеты, в идеале автоматически, охватывая все филиалы и дочерние предприятия компании.
Отчеты для руководителей высшего звена должны быть подробными, но простыми для понимания.

Наше решение: YSoft SafeQ Reporting Контролируйте свои затраты на печать с помощью модуля YSoft SafeQ Reporting. Установив этот модуль в качестве централизованного инструмента отчетности, вы сможете отслеживать все процессы печати и оцифровки документов во всей организации, создавая детальные отчеты с таблицами и графиками. Модуль YSoft SafeQ контролирует все операции печати, копирования и сканирования, сохраняя подробную информацию о каждом задании, включая имя задания и дату печати, образ первой страницы и общее количество страниц. Для дополнительного удобства можно также создавать отчеты для руководителей, содержащие полезный всесторонний обзор всей инфраструктуры печати, включая все центры возникновения затрат, устройства и пользователей. Вы всегда будете точно знать, чем обусловлены те или иные расходы. Еще одна полезная функция YSoft SafeQ — «зеленые» отчеты, которые показывают положительные результаты вашей экономии на печати относительно сокращения потребления древесины и воды, а также снижения уровня выбросов CO2. Отчеты могут формироваться на ежегодной, еже-квартальной или ежемесячной основе, на них может быть нанесен логотип вашей компании. Их можно без лишних усилий экспортировать в файлы различных форматов для удобного совместного использования, например, PDF, HTML или DOC.

Преимущества: Повышение общей эффективности печати с помощью подробных отчетов, определяющих центры возникновения затрат.
Анализ соотношения между операциями печати и сканирования.
Экономия времени администратора благодаря автоматическим настройкам отчетов и пересылке готовых отчетов по электронной почте выбранным пользователям.
Мгновенное формирование комплексных и специализированных отчетов для руководителей высшего звена.
Формирование «зеленых» отчетов, например, для подтверждения социальной ответственности компании, и других аналогичных документов, отражающих количество природных ресурсов, сохраненных с помощью YSoft SafeQ

RULE-BASED ENGINE:
ЭКОНОМЬТЕ И ОБЕСПЕЧИВАЙТЕ КОНТРОЛЬ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТИ ПО ПРАВИЛАМ

Печать по правилам будет полезна для предприятий, которые стремятся более эффективно управлять своей инфраструктурой с целью значительного снижения общих затрат на печать.

Описание вашей ситуации:
Вы хотите настроить правила и контролировать их соблюдение, чтобы оптимизировать рабочие процессы, связанные с печатью документов.
Вам нужно снизить стоимость печати путем обеспечения контроля над тем, что и как печатают ваши пользователи.
Вы хотите свести к минимуму цветную печать, чтобы снизить затраты на тонер.
Вы не хотите разрешать печать всех электронных писем подряд, а если распечатать письмо все-таки необходимо, то хотите ограничиться черно-белыми копиями.

Наше решение: YSoft SafeQ Rule-based Engine
Модуль YSoft SafeQ Rule-based Engine — быстрый, надежный и эффективный инструмент для снижения за-трат на печать. Он предлагает широкий набор различных ролей, которые могут быть назначены отдельным пользователям или группам. YSoft SafeQ применяет соответствующие правила ко всем входящим заданиям на печать от конкретного пользователя или группы. Причем такие задания будут выполнены или об-работаны только в том случае, если они соответствуют заданным условиям. Любой документ, который не соответствует определенным условиям, отклоняется, и пользователь получает соответствующее уведомление. Благодаря таким функциональным возможностям модуль YSoft SafeQ Rule-based Engine станет идеальным инструментом для контроля и управления расходами на печать и управления документооборотом в целом.

Преимущества:
Снижение общих затрат на печать благодаря специальным правилам, позволяющим, например, разрешать только монохромную печать.
Максимально эффективное использование всего парка принтеров путем строгого распределения заданий на печать между подходящими устройствами, например, большие задания будут отправляться на высокопроизводительные принтеры.
Гарантированная конфиденциальность благодаря автоматическому нанесению водяных знаков на до-кументы с критически важной информацией.

CREDIT AND BILLING:
ВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЕТОВ С УЧЕТОМ СТОИМОСТИ КАЖДОГО ОТПЕЧАТКА

Образовательные учреждения, такие как университеты, публичные библиотеки и другие подобные организации, должны предлагать услуги печати, копирования и сканирования, но, разумеется, они также должны взимать плату за эти услуги.

Описание вашей ситуации:
Вы должны следить за тем, чтобы пользователи оплачивали услуги печати, копирования и сканирования.
Разным группам пользователей вы должны предлагать индивидуальные тарифы.
Вы хотите предоставить пользователям возможность пополнения своих счетов через платежные шлюзы (например, PayPal) или путем оплаты наличными в терминале.

Наше решение: YSoft SafeQ Credit and Billing
Модуль YSoft SafeQ Credit and Billing позволяет пользователям пополнять ранее открытые счета, которые они уже используют для оплаты других услуг вашей организации, например, платят за еду или напитки в университетской столовой. Пользователи получают преимущества в виде целого ряда управляемых услуг печати, включая оплату за каждый отпечаток, а также безопасную отправку и обработку заданий на любом принтере в сети.

Модуль YSoft SafeQ Credit and Billing поддерживает различные варианты пополнения счета:
Наличными в кассе: пользователи отдают деньги кассиру, который пополняет их счета.
Самостоятельное пополнение: пользователи пополняют свои счета через терминал YSoft Payment, который принимает купюры и монеты.
Пополнение через Интернет: пользователи могут пополнить свои счета через PayPal и другие платежные сервисы.

Преимущества:
Снижение трудоемкости администрирования в сочетании с более высокой гибкостью: простое присвоение индивидуальных тарифных планов для разных пользователей, центров затрат и (или) устройств вывода.
Экономия времени и максимальное удобство работы пользователей благодаря гибким возможностям для пополнения счетов, в том числе через Интернет — в любое время и в любом месте.

MOBILE PRINT:
ГИБКИЕ И ЭФФЕКТИВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ ВАШИХ МОБИЛЬНЫХ СОТРУДНИКОВ

Современная рабочая среда уже не ограничивается рабочей станцией, установленной в офисе. Офисные работники все чаще используют собственные мобильные устройства для решения своих рабочих задач.

Описание вашей ситуации:
Вы хотите предоставить более гибкие возможности для печати вашим сотрудникам, особенно тем, кто работает в сфере продаж, часто переезжает с места на место и должен печатать документы в разных филиалах вашей компании.
Вам и вашим сотрудникам нужно печатать документы в разных местах в кратчайшие сроки, например, чтобы в последнюю минуту подготовить материалы для важных совещаний.

Наше решение: YSoft SafeQ Mobile Print
Модуль YSoft SafeQ Mobile Print предлагает вам все преимущества современного мобильного стиля работы: Запустите печать из любого места и заберите свои документы на любом принтере по вашему выбору. Благодаря встроенному конвертеру документов вам больше не требуется устанавливать MS Office или LibreOffice, что означает дополнительную экономию на использовании дополнительного ПО. Модуль YSoft SafeQ Mobile Print может обеспечить максимальную гибкость и эффективность, при этом пользователи больше не будут ограничены рамками своей рабочей станции, когда им потребуется распечатать документ.

Преимущества:
Благодаря возможности отправлять задания на печать из любого места и в любое время пользователи могут работать, где угодно.
Более высокая мобильность и гибкость, достигаемые благодаря независимости от конкретного рабочего места, повышают общую эффективность и производительность труда пользователей.
Максимальное удобство и простота использования достигаются благодаря отправке задания на печать по электронной почте, через Интернет, а также с устройств под управлением iOS и OS X через встроенную функцию печати. Поскольку на клиентских устройствах не требуется устанавливать дополнительное приложение, такой подход экономит время и повышает эффективность.

YSOFT SAFEQ MANAGED WORKFLOWS: АВТОМАТИЗАЦИЯ СКАНИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

В дополнение к печати и копированию, цифровой документооборот представляет собой еще один важный аспект комплексного управления документами. В наши дни такие возможности крайне важны для большинства сред, они способствуют развертыванию процессов цифрового документооборота, которые позволяют работать более эффективно и рационально.

Наше решение: YSoft SafeQ Managed Workflows*
Модуль YSoft SafeQ позволяет вам отслеживать и контролировать не только все операции печати, но также и операции сканирования. Этого удалось достичь путем объединения основных модулей из пакета YSoft SafeQ Print Management Suite с модулями рабочих процессов из пакета YSoft SafeQ Workflow Suite. В итоге пользователи получают расширенные возможности для сканирования, включая оптическое распознавание символов (OCR) мирового уровня, очистку изображений, считывание штрих-кодов, просмотр папок, расширяемую библиотеку дополнительных коннекторов для сторонних приложений, таких как OneDrive, Google Drive или Box, обеспечивающих удобство хранения оцифрованных документов. Кроме того, можно создавать рабочие процессы сканирования для определенных устройств, пользователей, ролей и отделов. А если и эти функциональные возможности не удовлетворяют ваши специфические требования, вы можете воспользоваться функцией Scan-to-Script, с помощью которой можно точнее автоматизировать рабочие процессы, исходя из требований организации.
Core workflows* — стандартный модуль в пакете YSoft SafeQ Print Management Suite, он решает базовые за-дачи по оцифровке, такие как сканирование с отправкой по электронной почте, сканирование в домашнюю папку и сканирование одним щелчком мыши. Функция Scan-to-Script также позволяет создавать собствен-ные рабочие процессы сканирования.
Advanced workflows* — этот модуль предоставляет функции оцифровки высокого уровня, включая оптическое распознавание символов (OCR), создание файлов PDF с возможностью поиска, MS Word и MS Excel, удаление пустых страниц, очистку изображений, добавление страниц в начало или конец документа, а также такая отличительная функция, как именование файлов по выделенному тексту, которая позволяет выделять фрагменты текста в исходном документе с помощью цветного маркера. В зависимости от цвета маркера, выделенный текст затем используется как имя файла, метаданные документа, либо просто удаляется из цифровой копии.

Модуль YSoft SafeQ Managed Workflows упрощает сканирование как для администраторов, так и для пользователей. Администраторам решение YSoft SafeQ предоставляет готовые шаблоны, упрощающие создание рабочих процессов для отдельных пользователей или групп. Пользователям доступно единое меню YSoft SafeQ, которое упрощает выбор вариантов сканирования, исключает сложности настройки и гарантирует, что документы будут правильно оцифрованы и отправлены в место назначения.

Преимущества:
Упрощение повседневных офисных задач и повышение эффективности благодаря готовым шаблонам рабочих процессов и настраиваемым рабочим процессам сканирования. Повышение производительности и удобства использования благодаря единому интуитивно понятному меню, упрощающему выбор вариантов сканирования, исключающему сложности настройки и гарантирующему, что документы будут правильно оцифрованы и переданы в место назначения.
Простота совместного использования документов благодаря сканированию в SharePoint и Dropbox for Business или использованию дополнительных коннекторов для популярных локальных или облачных систем хранения документов, таких как Box for Business, Google Drive и Microsoft OneDrive.